Jaki jest zakres odpowiedzialności biura księgowego?

Śledzenie zmian w prawie podatkowym to zajęcie trudne i czasochłonne, dlatego znaczna część firm korzysta z usług księgowych lub biur rachunkowych. Zatrudnianie własnego księgowego to dodatkowy koszt dla przedsiębiorstwa, na który mogą sobie pozwolić zazwyczaj większe firmy. Nie dziwi więc, że dużą popularnością cieszy się obsługa księgowa realizowana przez zewnętrzne biura rachunkowe. Jednak powierzenie firmowej dokumentacji zewnętrznemu księgowemu rodzi pytania o jego odpowiedzialność w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości. Skupmy się więc na tym, jaką odpowiedzialność ma biuro księgowe wobec przedsiębiorcy.

Za co odpowiada biuro księgowe?

Najlepsze biura rachunkowe oferują kompleksowe usługi, dopasowane do potrzeb przedsiębiorców z różnych branż. Zakres czynności, za które będzie odpowiedzialny księgowy, zależy więc wyłącznie od decyzji firmy podpisującej umowę z biurem rachunkowym. Zdecydowanie większej wiedzy wymaga pełna księgowość, której prowadzenie jest skomplikowane i czasochłonne, dlatego starannie wybierz biuro rachunkowe, któremu powierzysz swoją dokumentację.

Biuro księgowe najczęściej odpowiada za:

profesjonalną pomoc księgową, w tym również rejestrację firmy,
zgłoszenie firmy w instytucjach, uzyskanie NIP i REGON oraz dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności,
prowadzenie ksiąg rachunkowych (uproszczona lub pełna księgowość),
przygotowywanie i wysyłanie deklaracji podatkowych,
sporządzanie dokumentów przygotowujących do zmiany profilu działalności firmy,
doradztwo podatkowe i księgowe,
reprezentowanie interesów przedsiębiorcy podczas kontroli skarbowej.

Co powinno się znaleźć w umowie?

Odpowiedzialność biura rachunkowego w dużej mierze reguluje pisemna umowa sporządzona między stronami. Umowa powinna obejmować prawa i obowiązki przedsiębiorcy oraz księgowego i regulować takie kwestie jak:

rodzaj prowadzonej i przechowywanej przez księgowego dokumentacji np. KPiR, księgi rachunkowe,
zakres obowiązków księgowego, np. obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, sporządzanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych, prowadzenie ewidencji księgowej, nadzór nad prawidłowym obiegiem faktur,
wynagrodzenie dla księgowego,
terminy dostarczania dokumentów do biura rachunkowego.

Należy również pamiętać o tym, że w ciągu 7 dni od zawarcia umowy z biurem księgowym, trzeba przekazać jego dane wraz z miejscem przechowywania dokumentacji księgowej do CEIDG. Można to zrobić online, bez żadnych opłat.

Kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości w dokumentacji?

W związku z tym, że biuro księgowe działa na zasadzie umowy starannego działania, a nie rezultatu, winą za wykrycie ewentualnych nieprawidłowości obarczany jest przedsiębiorca. Co więcej, jeśli biuro rachunkowe udowodni, że przedsiębiorca przekazywał nierzetelną dokumentację, nie poniesie odpowiedzialności. Jeśli jednak to biuro będzie odpowiedzialne za prowadzenie nierzetelnej dokumentacji i naruszy umowę zawartą z przedsiębiorcą, ten może dochodzić spłaty kwoty, którą musiał zapłacić za wykryte nieprawidłowości.

Jak uniknąć takiej sytuacji? Przede wszystkim należy starannie wybrać biuro księgowe, zwracając uwagę na opinie, a także to, czy pracują w nim certyfikowani specjaliści (każdego księgowego można samodzielnie zweryfikować w Centrum Informacji Księgowej na stronie cik.org.pl). Przedsiębiorca ma również prawo zlecić przeprowadzenie audytu podatkowego oraz może żądać wyjaśnień związanych z podejmowanymi przez biuro czynnościami. Należy również pamiętać, by obsługa księgowa była prowadzona przez biuro rachunkowe, które posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji, jeśli dojdzie do zaniedbań ze strony biura, przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania. Jeśli chcesz zabezpieczyć swoje interesy, kontaktuj się z księgowym mailowo lub przez SMS, a nie telefonicznie. W ten sposób będziesz mógł łatwo udowodnić, że kontaktowałeś się z biurem z prośbami o wyjaśnienie.