Porządek w dokumentach, więcej czasu na misję – cyfrowe zmiany w strukturach GOPR
W organizacjach niosących pomoc liczy się każda sekunda. Dlatego, aby skupić się na działaniach terenowych, GOPR zdecydował się na usprawnienie wewnętrznych procesów administracyjnych. Centralizacja danych i wdrożenie spójnego systemu zarządzania finansami oraz kadrami pozwoliły ograniczyć biurokrację i zwiększyć efektywność całej struktury.
Gdy operacyjność zależy od back-office’u
W przypadku GOPR-u ratownictwo górskie to tylko jedna, choć kluczowa, część działalności. Aby mogło być skutecznie realizowane, potrzebne są stabilne podstawy – w tym dobrze działający system administracyjny, umożliwiający sprawne raportowanie, rozliczenia i zarządzanie personelem.
Wcześniej każda z grup regionalnych GOPR korzystała z własnych systemów i rozwiązań. Brak jednolitej bazy danych skutkował rozdrobnieniem, które komplikowało zarówno pracę administracji, jak i funkcjonowanie całej organizacji. Przygotowanie sprawozdań i analiz na poziomie ogólnopolskim wymagało żmudnego zbierania informacji z różnych źródeł.
Jeden system – wspólna platforma działania
Rozwiązaniem tych problemów było wdrożenie jednolitego systemu informatycznego obejmującego wszystkie jednostki GOPR. Dzięki niemu każda grupa regionalna zyskała dostęp do tych samych narzędzi i funkcjonalności, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności potrzebnej do obsługi lokalnych zadań.
Wdrożony system objął między innymi:
- obszar księgowości i finansów,
- moduły kadrowo-płacowe,
- elektroniczny obieg dokumentów,
- zestawienia analityczne i raporty zarządcze.
Zmiany te pozwoliły na scentralizowanie kluczowych danych, a także na ich szybsze przetwarzanie i dostęp w czasie rzeczywistym.
Znaczące usprawnienia od pierwszych tygodni
Od momentu uruchomienia nowego systemu zauważalnie skrócił się czas potrzebny na realizację zadań administracyjnych. Wiele czynności, które wcześniej wymagały pracy ręcznej i komunikacji między jednostkami, zostało zautomatyzowanych. Osoby odpowiedzialne za obsługę kadrową i księgową mogą teraz generować raporty, zestawienia czy deklaracje bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi.
Również nadzór nad finansami stał się prostszy – wszystkie dane trafiają do jednej bazy, co pozwala Zarządowi Głównemu na lepszą kontrolę działań w terenie i bieżącą analizę kosztów. Takie podejście zwiększa przejrzystość i ogranicza ryzyko błędów.
Technologia wspierająca misję społeczną
Wprowadzenie nowoczesnego narzędzia do zarządzania wewnętrznego pozwoliło GOPR nie tylko uporządkować dokumentację, ale też odzyskać cenny czas, który może być lepiej spożytkowany na działalność statutową. Program do księgowości (więcej na https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/ksiegowosc/) stał się nieodłącznym elementem codziennego funkcjonowania każdej jednostki – niezależnie od tego, czy znajduje się w Bieszczadach czy w Karkonoszach.
Automatyzacja, dostęp do jednej bazy i możliwość bieżącego raportowania to rozwiązania, które znacząco ułatwiają prowadzenie organizacji działającej w specyficznych warunkach i podlegającej wielu zewnętrznym regulacjom.
Perspektywa rozwoju
Transformacja cyfrowa GOPR nie zakończyła się na wdrożeniu jednego systemu. Organizacja planuje kolejne etapy unowocześniania swojej struktury – w tym integrację z krajową platformą e-Faktur (https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) oraz rozbudowę współpracy z systemami zewnętrznymi wykorzystywanymi w operacjach ratowniczych.
Wszystko po to, by usprawniać to, co dzieje się „w tle” działań ratunkowych i jeszcze lepiej wspierać tych, którzy każdego dnia wyruszają w góry, by pomagać innym. Bo dobra organizacja administracyjna to nie tylko liczby i dokumenty – to także bezpieczeństwo i skuteczność w terenie.
